Le temps s’écoule, mais pas ta liste de tâches?

Qui ne trouve pas que le temps passe trop vite? Le temps est une des seules choses qui ne s’achète pas. On peut payer quelqu’un pour effectuer des tâches pour nous, mais on ne peut pas acheter de temps supplémentaire (même si je suis certaine que toi aussi tu aimerais ça parfois!). Notre temps est donc très précieux.

Au travail, est-ce que ça t’arrive de trouver que tu n’as pas assez de temps dans ta journée? Est-ce que ça t’arrive souvent de te dire « Ben voyons, la journée est déjà finie?!« . Tu te mets à réfléchir à ce que tu as fait de ta journée ou de ta semaine, parce que le temps a passé si vite, mais ta to-do list a très peu diminuée, elle.

As-tu déjà pensé à calculer le temps que tu prends à effectuer tes tâches administratives et gérer ta présence en ligne? Répondre aux innombrables courriels, planifier les publications pour les médias sociaux, trouver du contenu pertinent, créer des visuels accrocheurs, saisir et mettre en page des documents, faire des suivis avec tes clients, et j’en passe. Tout ça en plus de la liste de choses que tu veux faire depuis un moment déjà, qui elle aussi s’allonge. Cette liste d’idées pour améliorer ton entreprise et l’amener à un autre niveau, c’est souvent elle qui, finalement, termine en bas de ton planning de la semaine.

Avant, je calculais mon temps à la mitaine, mais récemment j’ai commencé à le calculer réellement avec Toggl. Quand on le fait assidument, on se rend compte du temps que chaque tâche nous prend. Et croyez-moi, on est parfois bien surpris du résultat!

Chaque semaine, parfois même chaque jour, il y a des imprévus; des tâches plus longues que prévu, des clients dernière minute, la garderie du petit qui ferme et je pourrais en nommer tellement d’autres. Je suis d’ailleurs certaine que toi aussi tu pourrais m’en nommer, des imprévus qui t’ont empêché d’avancer ce que tu avais noté sur ta liste de choses à faire. En faisant le décompte de tout ça, on se rend souvent compte que les tâches administratives, la gestion des médias sociaux et les imprévus nous prennent un temps considérable. Ce temps, lorsqu’on fait tout soi-même, ne peut pas être utilisé pour accomplir toutes ces idées qui mijotent dans notre tête et qui aideraient à faire avancer notre entreprise.

Il existe plusieurs façons d’optimiser notre temps au travail. Bien planifier son calendrier en ligne, faire une gestion impeccable de sa boîte courriel, utiliser un logiciel de gestion de temps et de projets, avoir des post-its à la tonne ou remplir son agenda (papier pour ma part, parce que j’aime beaucoup cocher ou même barrer, ce qui a été fait, je trouve ça satisfaisant!)

Cependant, lorsque ton entreprise prend de l’expansion ou lors de certains moments rush, mêmes avec les meilleures techniques de gestion il arrive que tu ne puisses plus tout gérer seul/e. C’est pourquoi il peut être bien de penser à déléguer une partie des tâches qui retardent la croissance de tes projets.

Beaucoup de gens avec qui j’ai discuté avaient des réticences à déléguer, au départ. Elles ne savaient pas comment s’y prendre, quoi déléguer et de quelle façon. La raison est qu’on a souvent l’impression que ces tâches ne nous ralentissent pas, jusqu’à ce qu’on s’arrête un instant et qu’on évalue tout le temps qu’elles nous prennent réellement. Les tâches administratives sont super importantes pour la viabilité de notre entreprise, mais elles peuvent parfois nous ralentir dans l’accomplissement de ce qu’on voudrait vraiment faire avancer.

Les personnes qui ont finalement choisi de déléguer m’ont avoué être très satisfaites de leur choix et avoir l’impression d’avoir un poids de moins sur les épaules. Tout ça, en plus d’avoir la possibilité d’amener leur entreprise à un autre niveau en peu de temps.

Est-ce que tu te reconnais dans ces propos, as-tu l’impression de toujours courir après le temps? Si c’est le cas, il est peut-être temps de songer à déléguer. Une adjointe virtuelle, par exemple, peut te libérer du temps, en accomplissant certaines tâches, pour te permettre de te concentrer sur ce qui compte vraiment!

Sinon, as-tu des trucs pour optimiser la gestion de ton temps?